AO & IC


Analyse, deconstructie, reconstructie en controle op de processen binnen uw organisatie

Administratieve organisatie (AO)


Eerst maar eens beginnen met een korte definitie:

"AO houdt zich bezig met het functioneren van de organisatie, de informatie die hieruit voortkomt en het complex van maatregelen om het functioneren en informeren naar wens te laten verlopen. AO heeft als doel coördinatie en afstemming van het organisatie functioneren."
(bron : wikipedia.org)

Kort maar krachtig komt bovenstaande op het volgende neer: des te beter de coördinatie en afstemming, des te beter het functioneren van de organisatie, des te hoger het rendement.

Hoe vertaalt zich dat nou in de praktijk?

Ondernemer X (in het vervolg: X) meldt zich bij mij met de vraag waarom een aanzienlijk deel van zijn afnemers maar eenmalig producten van hem afneemt en nauwelijks terugkomen voor een volgende aankoop. Na observatie van de bestelprocedure binnen de onderneming van X blijken een aanzienlijke hoeveelheid orders telefonisch binnen te komen. Afnemers bellen op, plaatsen een order en deze wordt vervolgens via de gebruikelijke procedure afgewikkeld. X is van de oude stempel en krabbelt nogal eens een telefonische order op een papiertje wat hij ergens vanaf zijn bureau weg grist. Deze 'notities' belanden vervolgens ergens op of onder een stapel papier en worden nogal eens 'aan de late kant' opgepakt om vervolgens afgewikkeld te worden. Uit onderzoek bij de afnemers van X blijkt de levertijd (of beter geformuleerd, de nogal eens buitensporige levertijd) een van de voornaamste redenen te zijn waarom overgestapt is of overgewogen wordt over te stappen op een andere leverancier. Niet zozeer de trouwe klanten die sinds jaar en dag goederen afnemen van X, maar met name diegenen die voor het eerst zaken doen met X behoren tot de categorie 'overstappers'.

Wat kan X nou in organisatorische zin ondernemen teneinde het aantal overstappers te beperken? Grofweg zal X moeten gaan werken met een gestandaardiseerd bestelformulier welke in ieder geval voorzien dient te worden van doornummering. Vervolgens zal hij de ingevulde bestelformulieren (op volgorde) op een vaste plek moeten archiveren en zichzelf moeten aanleren hier een gewoonte van te maken . Voorts zal hij voor zichzelf iedere dag een tijdstip moeten bepalen waarop hij de binnengekomen orders afhandelt. Op het moment dat een order afgewikkeld is, zal dit op het bestelformulier aangegeven moeten worden.

Bovenstaande is een relatief eenvoudig voorbeeld van hoe kleine organisatorische en procedurele aanpassingen een onderneming de positieve richting in kunnen loodsen.

Ik kan u helpen zicht te krijgen op de informatiestromen binnen uw organisatie, ervoor zorgen dat deze informatiestromen (beter) op elkaar afgestemd worden en zo de onderdelen waar uw organisatie uit is opgebouwd en uw organisatie als geheel beter laten functioneren.

Interne controle (IC)


Bij X verloopt het bestelproces -na de door mij voorgestelde organisatorische aanpassingen- veel soepeler. Het aantal overstappers is drastisch afgenomen en X heeft meer rust gevonden door de aangebrachte structuur.

IC zorgt ervoor dat X niet weer teruggrijpt naar het verleden omdat dit 'goed aanvoelt'. Dat iets goed aanvoelt is mooi meegenomen, maar niet per definitie goed voor het functioneren van de organisatie. X heeft niet voor niets in het verleden mijn hulp ingeroepen; dit was niet omdat alles zo soepel en vlekkeloos verliep.

Door het bestelproces regelmatig tegen het licht te houden en indien nodig de procedures bij te schaven/bij te stellen, kan X er vertrouwen in hebben en houden dat het proces zo optimaal mogelijk verloopt en blijft verlopen.

Bedankt voor uw interesse en het beschikbaar stellen van uw tijd. Mocht u ondanks bovenstaande informatie nog met vragen zitten, dan nodig ik u uit contact met mij op te nemen.


Met vriendelijke groet,


Andries Luchies